Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise sollen die Vereinsmitglieder (VM) aufklären über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend pD) im Rahmen der Verwirklichung des Zwecks unseres Vereins WVGS und der Onlinepräsenz.

Die Begriffe, wie z.B. „Verarbeitung“ oder „Verantwortlicher“, werden entsprechend ihrer Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verwendet.

Aktualisierungen der Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise werden aktualisiert, sobald Änderungen in der Datenverarbeitung – z.B. aufgrund neuer gesetzlicher Bestimmungen - dies erforderlich machen. Die VM werden benachrichtigt, sobald solche Änderungen eine erneute Einwilligung erforderlich machen. Im Einzelfall kann eine individuelle Benachrichtigung erforderlich werden.

Datenverarbeitung im Rahmen der Verwirklichung des Vereinszwecks

Mitgliederverwaltung

Zweck für die Verarbeitung der Mitgliedsdaten ist die Verfolgung des Vereinszwecks und die ordnungsgemäße Verwaltung des Vereins. Rechtsgrundlage ist die Vereinsmitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 DSGVO).

Persönliche Daten (pD) oder Mitgliedsdaten sind: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer (Festnetz/mobil), E-Mail-Adresse, Vereinseintritt, Mitgliedsart, Status (aktiv/passiv), Angaben zum Boot, Beitragszuordnungen, Zahlungsdaten, Debitorenkonto. Diese pD werden von den jeweiligen Berechtigten unseres Vereins nur für die ihnen zugeordnete Aufgabenerfüllung verarbeitet. Die pD werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

Im Einzelnen bedeutet dies:

Wenn der Vorstand Mitgliedsdaten benötigt, um seine Aufgaben zu erledigen, darf er auf alle hierfür erforderlichen pD zugreifen. Dazu gehört insbesondere
- geschäftsführende Vorstandsmitglieder
- Schriftführer:in: Mitgliederverwaltung & -kommunikation
Der/die Schatzmeister:in verarbeitet die pD der VM, die für den Einzug der Mitgliedsbeiträge, der/die Kassenprüfer/in verarbeitet die Mitgliedsdaten, die ggf. für die Kassenprüfung relevant sind. Dies sind Vorname, Nachname, postalische Anschrift und Bankverbindung mit

Zahlungsdaten sowie - ggf. zukünftig: Zugriff auf die Genehmigung des Lastschriftsverfahrens inklusive Unterschrift, sofern das VM dem Verein ein Lastschriftmandat erteilt hat.

Der/die Schriftführer/in verarbeitet die pD zur Mitgliedsverwaltung und -betreuung.
Der/die Hafenmeister/in verarbeitet die pD zur Belegung der Hafenliegeplätze und für die Veranlassung/Registrierung von Gemeinschaftsaufgaben.

Die aktuellen pD werden für die Dauer der Mitgliedschaft und bei offenen Forderungen darüber hinaus bis zum Ende der möglichen Verjährung gespeichert: die regelmäßige Verjährungsfrist nach § 195 BGB für mögliche Forderungen beträgt drei Jahre. Soweit keine offenen Forderungen des Vereins gegenüber dem Mitglied mehr bestehen, werden die pD zum Ende der Mitgliedschaft gelöscht.

Verbandsmitgliedschaften

Als Mitglied verschiedener Verbände (aktuell Landessportverband, Segler-Verband Schleswig-Holstein, Kreissegler-Verband), ist der Verein verpflichtet, seine Mitglieder an den jeweiligen Verband zu melden. Übermittelt werden nur anonymisierte Daten (z.B. Anzahl der VM, Anzahl der Sportboote etc.). Bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben (z.B. Vorstandsmitglieder oder Fachwarte) die vollständige Adresse mit Telefonnummer und E-Mail- Adresse sowie der Bezeichnung Ihrer Funktion im Verein.

Mitgliederlisten

Mitgliederlisten werden nur an Vorstandsmitglieder und Fachwart VM ausgehändigt, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert und die Zustimmung zur Weitergabe der E-Mail- Adresse im Aufnahmeantrag erteilt wurde.

Um den VM die Möglichkeit zu geben, miteinander in Kontakt zu treten, führt der Verein eine inhaltlich reduzierte Mitgliederliste (Name, Vorname, Tel., E-Mail) im geschützten Mitgliederbereich der Website, sofern die Einwilligung dazu durch die Unterschrift erfolgte. Diese Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber dem Vorstand per E-Mail widerrufen werden.

Nichtmitglieder

Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder (z.B. Kooperationspartner, Notariat) werden von dem Verein grundsätzlich nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes dienen (z.B. Speicherung von Telefon- und Mobilnummern, sowie E-Mail- Adressen) und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung der Daten entgegensteht.

Liegeplatzbelegung

Eine Liegeplatzübersicht der Wasser- und Landliegeplätze der betreffenden Mitglieder (Vor-, Nachname, Bootstyp & Liegeplatznummer) werden auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung des Vereinszwecks veröffentlicht.

Informationen, Einladungen zu Veranstaltungen

Die Website informiert über Veranstaltungen im Verein, wie z.B. Sitzungen, Versammlungen, Feste, gemeinsame Ausfahrten, Kranungen, gemeinsame Arbeitseinsätze.

Informationen die darüber hinausgehen, z.B. die Tagesordung, bei Versammlungen werden den VM im geschützt zugänglichen Bereich mitgeteilt.

Zusätzlich wird die beim Vereinseintritt angegebene E-Mail-Adresse verwendet, um zur Verwirklichung des Vereinszwecks Informationen zuzusenden, namentlich die Einladungen zur Mitgliederversammlung (MV) und die Protokolle der MV; ab 2025 erfolgen diese Informationen nur noch über die Website.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung des Vereinszwecks.

Einladungen zu Gemeinschaftsarbeiten

Ankündigungen, die zu den verpflichtenden Gemeinschaftsarbeiten am Hafen auffordern, werden noch bis 2025 außer in der Website zusätzlich per WhatsApp an die „Hafenmeister-Gruppe“ übermittelt.

Es besteht dieselbe Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung des Vereinszwecks.

Info-Mails

Andere Informationen über den Verein (z.B. News & Rückblicke) haben als Rechtsgrundlage für den Versand neben dem berechtigten Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 f, DSGVO) auch die erteilte Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a) DSGVO) bei Aufnahme in den Verein.

Weitere Vereinsveranstaltungen, insbesondere die Ankündigung, Durchführung z. B. von Feierlichkeiten werden auf der Website bekannt gemacht. Dabei können pD (einschließlich Fotografien der Mitglieder) veröffentlicht werden. Jedes einzelne VM kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung.

Angesichtes der besonderen Eigenschaften von Online-Verfahren (insbesondere Internet), kann Datenschutz jedoch nie umfassend garantiert werden. Daher nimmt das VM die Risiken für eine mögliche Persönlichkeitsverletzung zur Kenntnis.

Fotos bei Veranstaltungen

Fotos über unser Vereinsgeschehen werden können zum Zweck der Außendarstellung auf unserer Webseite veröffentlicht werden.
Für die Veröffentlichung folgender Fotos von Erwachsenen auf unserer Webseite ist die Rechtsgrundlage das nachfolgend beschriebene berechtigte Interesse unseres Vereins nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 f) DSGVO:

Team-Fotos aufgrund berechtigten Vereins-Interesses, über das Vereinsgeschehen (zB: der Vorstand stellt sich vor) zu informieren,
Fotos mit Bezug zur Veranstaltung (Regatten, gemeinsame Veranstaltungen mit der DLRG, Gemeinschaftsarbeiten, Feierlichkeiten) aufgrund berechtigten Vereinsinteresses, über das Geschehen und deren Ergebnis zu berichten.

Auch hier besteht die Möglichkeit für das einzelne VM, der Verwendung eines solchen Team-Fotos, auf dem es zu sehen ist, gemäß Artikel 21 Absatz 1 DSGVO zu widersprechen. Der Verein wird prüfen, ob es zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung gibt, die die Interessen, Rechte und Freiheiten des VM überwiegen. Wenn nicht, wird das entsprechende Foto gelöscht.

Fotos, auf denen ein erwachsenes VM im Mittelpunkt steht oder gezielt nur dieses fotografiert wurde, wird nur mit der Einwilligung dieser Person (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a) DSGVO) auf der Website veröffentlicht. Diese Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.

Google Maps

Der WVGS bindet die Landkarte des Dienstes “Google Maps” des Anbieters Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, ein.

Zu den verarbeiteten Daten können insbesondere IP-Adressen und Standortdaten der Nutzer gehören, die jedoch nicht ohne deren Einwilligung (im Regelfall im Rahmen der Einstellungen ihrer Mobilgeräte vollzogen), erhoben werden. Die Daten können in den USA verarbeitet werden. Datenschutzerklärung: https://www.google.com/policies/privacy/,

Opt-Out: https://adssettings.google.com/authenticated.

Löschung personenbezogener Daten

Die vom WVGS verarbeiteten personenbezogen Daten werden nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden diese beim WVGS gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

Betroffenenrechte

Wenn personenbezogene Daten von VM verarbeitet werden, haben diese folgende Betroffenenrechte:

ein Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten und auf Kopie,
ein Berichtigungsrecht, wenn falsche Daten über Sie verarbeitet werden,
ein Recht auf Löschung, es sei denn, dass noch Ausnahmen greifen, warum die Daten noch gespeichert bleiben, also zum Beispiel Aufbewahrungspflichten oder Verjährungsfristen
ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
ein jederzeitiges Recht, Einwilligungen in die Datenverarbeitung zu widerrufen,
ein Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung im öffentlichen oder bei berechtigtem Interesse,
ein Recht auf Datenübertragbarkeit,
ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn Daten nicht ordnungsgemäß verarbeitet werden.
Für den WVGS ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein zuständig.

Verantwortliche Stelle für den Datenschutz im Verein: Vorstand des WVGS

Lübeck. November 2022

Unterschrift des Vorstandes